Faktura w formie elektronicznej (e-faktura)

1. Faktura w formie elektronicznej (e-faktura)

Faktura w formie elektronicznej zwana inaczej e-fakturą to dokument w postaci elektronicznej (najczęściej w formacie PDF), który posiada ten sam status prawny co faktura tradycyjna w formie dokumentu papierowego. Faktura w formie elektronicznej zawiera elementy identyczne jak faktura papierowa i podlega tym samym zasadom księgowym i rozliczeniowym. 

2. Zapewnienie autentyczności pochodzenia faktury

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 roku - autentyczność pochodzenia faktury oznacza pewność co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Minister Finansów podaje w ustawie trzy przykladowe sposoby, które zapewniają integralność treści faktury. Są to kontrole biznesowe, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług, podpis elektroniczny oraz  zastosowanie elektronicznego systemu wymiany danych (EDI).
Operator serwisu www.alte.pl (Przedsiębiorstwo ALT Krzysztof K. Klich) gwarantuje, że proces przesyłania faktury w formie elektronicznej jest zgodny z wymogami zawartymi w ustawie, bowiem każda faktura w formie elektronicznej opatrzona jest zaufanym podpisem elektronicznym Enterprice ID zgodnym z Web TrustSM/TM wydanym przez Certum PCC. Dodatkowo każda wiadomość e-mail, w której zawarta jest faktura w formie elektronicznej zawiera prawidłowy podpis cyfrowy certyfikowany przez Certum PCC.

3. Zapewnienie integralności treści faktury

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 roku - integralność treści faktury  oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Wymóg ten pozostaje spełniony gdy faktury przesyłane są w formacie pliku, który nie może być edytowany.
Operator serwisu www.alte.pl (Przedsiębiorstwo ALT Krzysztof K. Klich) zapewnia przesyłanie faktur w formie elektronicznej, w formacie PDF, który zawiera dodatkowe mechanizmy zabezpieczeń uniemożliwiające edycję wysłanych faktur. Dodatkowo przesyłane faktury w formie elektronicznej opatrywane są zaufanym podpisem elektronicznym.

4. Akty prawne odnoszące się do faktur w formie elektronicznej

Kwestie związane z fakturą w formie elektronicznej uregulowane są w następujących aktach prawnych:

  • Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 roku w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z dnia 29 grudnia 2012 roku, poz. 1528).
  • Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 roku w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z dnia 30 marca 2011 r., Nr 68, poz. 360).
  • Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 roku w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661).
  • Postanowienia Dyrektywy Rady Europejskiej 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 roku w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do reguł fakturowania ze szczególnym uwzględnieniem faktur elektronicznych.
  • Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 7 sierpnia 2002 roku w sprawie określenia warunków technicznych i organizacyjnych dla kwalifikowanych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne, polityk certyfikacji dla kwalifikowanych certyfikatów wydawanych przez te podmioty oraz warunków technicznych dla bezpiecznych urządzeń służących do składania i weryfikacji podpisu elektronicznego. (Dz. U. z dnia 12 sierpnia 2002 r.).
  • Ustawa z dnia 18 września 2001 roku o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 z późniejszymi zmianami tj. od 1 stycznia 2011 roku jest możliwość wystawienia e-faktury bez stosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą  kwalifikowanego certyfikatu lub elektronicznej wymianie danych (EDI).
  • Art. 78 Kodeksu cywilnego w sprawie oświadczenia woli złożonego w postaci elektronicznej.

Powyższe rozporządzenia i dyrektywy dopuszczają wysyłkę faktur w formie elektronicznej i znoszą obowiązek ich drukowania.

5. Więcej informacji o formacie PDF

Format PDF powstał, żeby ułatwić czytanie i drukowanie dokumentów dostępnych w Internecie. Twórca tego formatu, firma Adobe™, udostępnia darmowy program (Acrobat Reader), który pozwala na pracę z plikami PDF. Jeśli program ten jest zainstalowany na Twoim komputerze, najprawdopodobniej znajdziesz jego ikonę w menu "Start", "Programy". Jeśli potrzebujesz zainstalować Acrobat Reader, kliknij w link poniżej, żeby ściągnąć darmowy program ze strony www.adobe.com.

Pobierz darmowy program Acrobat Reader  Pobierz darmowy program Acrobat Reader