Faktura w formie elektronicznej (e-faktura)

Faktura w formie elektronicznej zwana inaczej e-fakturą to dokument w postaci elektronicznej (najczęściej w formacie PDF), który posiada ten sam status prawny co faktura tradycyjna w formie dokumentu papierowego. Faktura w formie elektronicznej zawiera elementy identyczne jak faktura papierowa i podlega tym samym zasadom księgowym i rozliczeniowym. 

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 roku - autentyczność pochodzenia faktury oznacza pewność co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Minister Finansów podaje w ustawie trzy przykladowe sposoby, które zapewniają integralność treści faktury. Są to kontrole biznesowe, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług, podpis elektroniczny oraz  zastosowanie elektronicznego systemu wymiany danych (EDI).
Operator serwisu www.alte.pl (Przedsiębiorstwo ALT Krzysztof K. Klich) gwarantuje, że proces przesyłania faktury w formie elektronicznej jest zgodny z wymogami zawartymi w ustawie, bowiem każda faktura w formie elektronicznej opatrzona jest zaufanym podpisem elektronicznym Enterprice ID zgodnym z Web TrustSM/TM wydanym przez Certum PCC. Dodatkowo każda wiadomość e-mail, w której zawarta jest faktura w formie elektronicznej zawiera prawidłowy podpis cyfrowy certyfikowany przez Certum PCC.

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 roku - integralność treści faktury  oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Wymóg ten pozostaje spełniony gdy faktury przesyłane są w formacie pliku, który nie może być edytowany.
Operator serwisu www.alte.pl (Przedsiębiorstwo ALT Krzysztof K. Klich) zapewnia przesyłanie faktur w formie elektronicznej, w formacie PDF, który zawiera dodatkowe mechanizmy zabezpieczeń uniemożliwiające edycję wysłanych faktur. Dodatkowo przesyłane faktury w formie elektronicznej opatrywane są zaufanym podpisem elektronicznym.

Wszystkie faktury wystawione w postaci elektronicznej przez Przedsiębiorstwo ALT Krzysztof K. Klich (operatora serwisu www.alte.pl) są plikami PDF, które można otworzyć za pomocą ogólnie dostępnych programów jak np. Adobe Reader, pozwalających na weryfikację dokumentu pod kątem ewentualnych zmian jego treści, które mogłyby mieć miejsce po jego podpisaniu elektronicznym podpisem kwalifikowanym. W przypadku wcześniejszego zainstalowania w Państwa komputerze certyfikatu wydanego przez Centrum Certyfikacji dla Przedsiębiorstwa ALT Krzysztof K. Klich (operatora serwisu www.alte.pl), służącego do podpisywania dokumentów elektronicznych, program Adobe Reader pozwoli na pełną weryfikację złożonego podpisu.

Jeśli jednak po otwarciu dokumentu PDF wyświetli się komunikat o następującej treści: "Ważność certyfikatu dokumentu jest NIEZNANA. Autor nie może zostać zweryfikowany." oznacza to, że w Państwa komputerze nie został zainstalowany powyższy certyfikat i nie został uznany przez Państwa jako zaufany. Aby móc zweryfikować dokument, należy zainstalować certyfikat oraz zatwierdzić go jako zaufany.

Poniżej opisano jak tego dokonać:

1. Należy kliknąć na przycisk Panel Podpis znajdujący się w prawym górnym rogu programu Adobe Reader.
2. Po rozwinięciu gałęzi Zatwierdzone przez: ALTe.pl <biuro@alte.pl> przyciskiem + wyświetlona zostanie informacja na temat podpisu, między innymi data i czas złożenia podpisu oraz dane o tym, czy dokument został zmieniony od momentu, w którym został podpisany.
3. Aby dodać certyfikat do zaufanych tożsamości należy po rozwinięciu gałęzi Szczegóły podpisu przyciskiem +, kliknąć na Szczegóły zatwierdzenia... aby wyświetlić okno ze szczegółami certyfikatu.
4. Należy przejść na zakładkę Zaufanie, po czym kliknąć na przycisk Dodaj do zaufanych tożsamości..., a następnie w nowo otwartym oknie kliknąć przycisk OK.
5. Po zatwierdzeniu pojawi się kolejne okno, gdzie będzie można już zatwierdzić certyfikat. Należy zostawić zaznaczone domyślnie opcje Użyj tego certyfikatu jako zaufanego certyfikatu głównego oraz Zatwierdzone dokumenty.
6. Po zatwierdzeniu certyfikatu przyciskiem OK należy zamknąć wszystkie okna oraz zamknąć dokument PDF.
7. Po ponownym otworzeniu podpisanego dokumentu początkowy komunikat "Ważność certyfikatu dokumentu jest NIEZNANA. Autor nie może zostać zweryfikowany." zmieni się na "Zatwierdzone przez: ALTe.pl <biuro@alte.pl>, Przedsiębiorstwo ALT Krzysztof K. Klich. Certyfikat wydany przez: Certum Level IV CA.".

Od teraz wszystkie faktury wystawione w postaci elektronicznej przez Przedsiębiorstwo ALT Krzysztof K. Klich (operatora serwisu www.alte.pl) i podpisane firmowym podpisem kwalifikowanym będą zawierały taką informację.

Format PDF powstał, żeby ułatwić czytanie i drukowanie dokumentów dostępnych w Internecie. Twórca tego formatu, firma Adobe™, udostępnia darmowy program (Acrobat Reader), który pozwala na pracę z plikami PDF. Jeśli program ten jest zainstalowany na Twoim komputerze, najprawdopodobniej znajdziesz jego ikonę w menu "Start", "Programy". Jeśli potrzebujesz zainstalować Acrobat Reader, kliknij w link poniżej, żeby ściągnąć darmowy program ze strony www.adobe.com.

  Pobierz darmowy program Acrobat Reader

Kwestie związane z fakturą w formie elektronicznej uregulowane są w następujących aktach prawnych:

• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 roku w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z dnia 29 grudnia 2012 roku, poz. 1528).
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 roku w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z dnia 30 marca 2011 r., Nr 68, poz. 360).
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 roku w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661).
• Postanowienia Dyrektywy Rady Europejskiej 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 roku w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do reguł fakturowania ze szczególnym uwzględnieniem faktur elektronicznych.
• Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 7 sierpnia 2002 roku w sprawie określenia warunków technicznych i organizacyjnych dla kwalifikowanych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne, polityk certyfikacji dla kwalifikowanych certyfikatów wydawanych przez te podmioty oraz warunków technicznych dla bezpiecznych urządzeń służących do składania i weryfikacji podpisu elektronicznego. (Dz. U. z dnia 12 sierpnia 2002 r.).
• Ustawa z dnia 18 września 2001 roku o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 z późniejszymi zmianami tj. od 1 stycznia 2011 roku jest możliwość wystawienia e-faktury bez stosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą  kwalifikowanego certyfikatu lub elektronicznej wymianie danych (EDI).
• Art. 78 Kodeksu cywilnego w sprawie oświadczenia woli złożonego w postaci elektronicznej.

Powyższe rozporządzenia i dyrektywy dopuszczają wysyłkę faktur w formie elektronicznej i znoszą obowiązek ich drukowania.